联发﹝2011﹞3号
关于印发《运城职业技术学院党政系统公文处理暂行办法》的通知
各党支部、各部（室）、团委，各系（部、中心）、直属科（中心）、行政各处（室）：
为使公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，党委办公室和综合办公室结合学院实际，制定了《运城职业技术学院党政系统公文处理暂行办法》，已经学院党政联系会议通过，现印发你们，请遵照执行。
运城职业技术学院党委 运城职业技术学院 二〇一一年五月七日
运城职业技术学院党政系统公文处理暂行办法
规范行文程序，统一行文格式，提高文件质量，是学院党委、行政加强管理的重要环节。为做好我院公文处理工作，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文处理格式》、《山西省人民政府关于认真贯彻执行< 国家行政机关公文处理办法>做好公文处理工作有关事项的通知》等有关要求，结合学院实际情况，特制订本办法。
一、行文规则
（一）行文应观点正确，注重实效，一事一文，坚持少而精的原则，可发可不发的文件不发，可长可短的文件力求言简意赅、文风朴实。
（二）党委、行政可向上级机关行文，但原则上不得越级，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。上行文应主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
（三）党委可向党支部、党委工作部门、工会、团委等党群系统行文，必要时也可向行政系统行文。行政可向各系（部、中心）、直属科（中心）和机关行政处室等行政系统行文，不得向党委办公室等党群系统行文，但应当抄送党委办公室和督导室。需要由党委和行政共同承办的事项，可联合行文。重要的下行文，应抄送上级机关。
（四）党委办公室可根据党委授权或经党委同意，代党委向上级机关和党支部、党委工作部门、工会、团委行文，可在职权范围内就具体工作事项向上级机关和部门行文。综合办公室可根据学院授权或经学院同意，代学院向各系（部、中心）、直属科（中心）和机关行政处室等行政系统行文。可在职权范围内就具体工作事项向上级机关和部门行文。涉及党委和学院具体工作的事项，可由党委办公室和综合办公室联合行文。
（五）党委部门可根据党委的意见代党委拟文，但不得向党支部和平行部门发布指示性文件，确需向党支部和平行部门行文，应送党委办公室，由党委办公室根据规定程序转发。行政部门可根据学院的意见代学院拟文，但不可向各系（部、中心）、直属科（中心）和平行部门发布指示性文件，确需向各系（部、中心）、直属科（中心）和平行部门行文，应送综合办公室，由综合办公室根据规定程序转发。
二、文件种类
（一）决议：用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定：用于对重要事项作出决策和安排，以及奖惩有关单位及人员。
（三）通知：用于发布党委和学院的条规，任免干部，传达上级机关指示，转发上级机关和不相隶属机关公文，批转下级部门公文，发布要求下级部门共同执行或周知的事项。
（四）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通报：用于表扬先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
（六）报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。
（七）请示：用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复：用于答复下级部门的请求。
（九）函：用于无隶属关系的有关部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准等。
（十）会议纪要：用于记载、传达会议主要精神和决定事项。
三、文件分类
（一）学院党委“运职院党”和学院行政“运职院”字号文件，用于上行文。
（二）学院党委“院党发”、党委办公室“院党办发”字号文件和学院行政“院发”、综合办公室“院办发”字号文件，用于学院普发范围的下行文。
（三）党委办公室“院党办函”和综合办公室“院办函”字号文件用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。
（四）学院行政“运职院处”字号文件，用于学院对学生进行处分和处理。
（五）会议纪要，分《党委会纪要》和《院委会纪要》，分别用于学院党委会议、院委会议的纪要。
（六）《中共运城职业技术学院委员会》、《中共运城职业技术学院委员会办公室》的文头用于院内党群系统的一般性通知。
（七）“院党发”、“院发”、“院党办发”、“院办发”字号文件为普发性文件。党政联合行文统一由党委办公室编写发文字号。学院党委、党委办公室普发性文件主送机关为“各党支部，各部（室）、团委”；抄送单位为“各系（部、中心）、直属科（中心），行政各处（室）”。学院行政、综合办公室普发性文件主送机关为“各系（部）、直属科（中心），行政各处（室）”；抄送单位为“党委各部门，各党支部、团委”。学院党委和行政、党委办公室和综合办公室联合普发性文件主送单位为“各党支部、各部（室）、团委，各系（部、中心）、直属科（中心）、行政各处（室）”。不普发的文件，主送机关、抄送机关视文件内容确定。党委、党办发的文件可抄送综合办公室，行政和综合办公室发的文件应当抄送党委办公室和督导室。
（八）学院党政系统公文根据文件内容应当抄报或抄送学院党政领导。
四、行文规程
（一）主办部门拟文。党委行文一般由党委办公室拟文，根据文件内容，如涉及分线工作，也可由党委部门、团委代拟。学院发文一般由综合办公室拟文，根据文件内容，如涉及分线工作也可由行政部门代拟。
（二）主办部门负责人核稿。对涉及其他部门职权范围内的事项，由主办部门会同相关部门负责人会签。
（三）党委办公室、综合办公室核稿。对不符合行文规定的文件，党委办公室、综合办公室可退回行文部门重新修改。如涉及几个领导分管的事项，由党委办公室、综合办公室送分管领导会签。
（四）领导签发。根据文件内容，由党委办公室、综合办公室送党政领导签发。在一般情况下，涉及全院全局工作的文件和向上级机关请示、报告、意见等上行文须由党委书记和院长签发。校内行文仅涉及单项工作的文件由分管领导签发。
（五）党委办公室、综合办公室编写发文字号和主题词。
（六）重大事项的发文流程。出台规章制度、成立院级非常设机构组织、开展重大工作等事项的发文，在文件拟稿阶段，主办部门须事先做好协调工作，以避免出现文件倒流等现象。合理程序为：主办部门拟稿（征求意见稿）—相关部门征求意见—主办部门汇总、协商修改—分管院领导审阅（提交会议讨论或直接发文）后，再进入前述程序。
（七）文件分发流程。1、学院内部文件由党委办公室、综合办公室分别送至学院党政领导及综合办公室、党委办公室和督导室。各二级单位由党委办公室和综合办公室分别通知到两办签领。2、上行文由主办单位发送。
（八）文件阅办流程。1、收到文件—两办主任签批—分管领导批示—领导传阅—复印件交承办部门承办—文件归档。2、各二级部门收到校内文件后应当党政领导共阅，并根据文件具体内容迅速传达到所属部门教职工，具体按归口办理。
五、文件格式包括文件眉首、主体、版记三部分。
（一）文件眉首是首页红色反线以上的内容，包括密级、发文机关标示、发文字号、签发人等。公文眉首应规范使用。1、密级，指文件的秘密等级，分绝密、机密、秘密三等，党群系统行文注在眉首左上角，行政系统行文注在文件眉首右上角。2、发文机关标示，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中印在文件首页上部。学院党委、行政发文分别使用“中共运城职业技术学院委员会文件”、“运城职业技术学院文件”标识；党委办公室、综合办公室发文分别使用“中共运城职业技术学院委员会办公室文件”、“运城职业技术学院综合办公室文件”标识。3、发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下、横线中央之上。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入。序号不编虚号，不加“第”字。4、签发人，上行文应当标注签发人姓名，置于发文字号右侧。
（二）文件主体。包括文件标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等。
1、标题，包括文件主要内容、文件种类，一般应当标明发文机关。如“中共运城职业技术学院委员会关于×××的通知”、“运城职业技术学院关于×××的通知”。标题文字力求扼要简明，除条规、报告、意见等名称加书名号外，一般不用标点符号。
2、主送机关，指主要受理文件的部门。主送机关名称应用全称或规范简称，位于正文上方，标题下空一行顶格排印。决议、决定、意见等文件除以通知形式印发、转发外，一般不标明主送机关，以“主送”的形式标在抄送机关栏中。
3、正文，是文件的主体，位于主送机关下一行或标题下方。
4、附件，在正文之后（空一行）标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件内容放在成文日期之后另起一页，与公文正文装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（注：被批转、转发、印发的文件，也是公文的附件，但在正文标题中已经写明此类附件标题的，可不作“附件”标注。）
5、成文日期，一般署领导同志签发日期，经党委会、院委会讨论通过的，署会议通过日期。领导签发后因故不能按时发文，时间耽搁超过二周的，成文日期由具体办文部门报请有关领导确定。不标明主送机关的文件，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
6、公文生效标识，单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空四字。加盖印章的顶部应距正文1行，底部“骑年盖月”下压成文时间，印章用红色。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开、左右各空7字，按党委、行政排序，两个印章均压成文时间，采用相同加盖方式，印章间互不相交或相切，以美观大方为主。
7、特殊情况说明，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取另起一页，空一行，在第二行空两字处用括号标识“此页无正文”的方法解决。
8、附注，即在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格加圆括号标注。“请示”、“意见”、“通知”应在附注处注明联系人姓名与电话，如“（联系人：×××，电话：×××）”。
（三）文件版记。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。
1、主题词，按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，居左顶格。主题词一般不超过5个，相互之间空一格。
2、抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知文件内容是上级、下级和不相隶属机关，同级机关、下级机关应根据文件内容进行主次排序。位于主题词下一行，左空1字。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。“共印×份”位于抄送机关右边右空一字加括弧。
3、印发机关和印发时间，位于抄送机关之下，占1行位置。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
4、版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
5、版记的位置。置于公文最后一页，版记最后一个要素置于最后一行。
（四）文件内容的序号一般为一、
1、（1）或一、（一）、1、（1）两类，可任选其一使用，但同一类文件应力求统一。党委系统行文成文时间用阿拉伯数字标注，如“2011年5月7日”。行政系统行文成文时间用汉语数字标注，如“二〇一一年五月七日”。文件一律用A4纸印刷。文字一律从左到右横排。文件秘密等级用3号黑体，标题用2号微软雅黑（加粗），签发人姓名用3号楷体，“主题词”用3号黑体，正文第一层标题用3号黑体加粗，第二层标题用微软雅黑三号，第三层标题用3号楷体较粗，其他内容用3号仿微软雅黑。公文统一双面印刷。
六、本办法自2011年5月1日起执行，由党委办公室、综合办公室负责解释。
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